7 (ne) tradičných tipov na zvýšenie efektivity v práci

2. mája 2019, 12:00 | Prokrastinácia. Slovo, ktoré by ste ešte pred 10 rokmi márne hľadali v slovníku cudzích slov. Ide o lenivosť, roztržitosť, neochotu pracovať. Ak vás práve tento fenomén modernej doby trápi, vždy sa s tým dá niečo robiť. Poradíme pár trikov, ako môžete prácu zefektívniť.

Čas sú peniaze. Tak ho využívajte efektívne.

Bojujete neustále s termínmi, ste zavalení aktuálnymi e-mailami, na stole čaká kôpka papierov a šéf sa už týždeň tvári, ako by zistil, že ho manželka podvádza s jeho najlepším kamarátom? Zrejme nie je farba v dodanom grafe dostatočne zelená a písmo náležite formátované? Je váš tajný sen premeniť sa v chobotnicu, aby ste už ten prekliaty multitasking konečne zvládol (a)?

Hoďte sa do pokoja, to zvládnete! Stačí si správne stanoviť prioritu úloh. Začnite tak, že si naplánovanú prácu, ktorá vás počas dňa čaká, orientačne rozdelíte do menších čiastkových krokov. Skúste odhadnúť, ako dlho by vám mal každý z nich trvať. Lepšie bude počítať s tým, že to zaberie skôr viac času ako menej. Mať dostatočnú rezervu pre prípad neočakávanej situácie, to sa hodí vždy. A keď sa chvalabohu nič nečakaného nestane, ušetrený čas môžete využiť na dlhšiu desiatu, kávičku alebo na klebety s kolegyňou.

 

Vaša práca by mala mať jasne danú štruktúru a hierarchiu. Oplatí sa začínať od činností dôležitých, náročných alebo tých, ktoré veľmi ponáhľajú. Nedôležité detaily môžete ladiť v pokoji neskôr.

Systém práce sa odvíja aj od vášho prirodzeného biorytmu. Ak patríte medzi šťastlivcov, ktorí o svojej pracovnej dobe rozhodujú sami, využite to naplno. Niekto sa narodil ako škovránok a náročnejšie úlohy lepšie zvláda za spevu kohúta (pretože ranné vtáča ďalej doskáče), iný má úplne odlišné biologické nastavenie a patrí do kategórie sov, ktoré sú najvýkonnejšie v hodine medzi psom a vlkom.

Dokážete povedať NIE? Naučte sa to!

„Možno by som ten preklad vrátane kritických poznámok a infografiky ešte mohol zvládnuť, ak na zákazke budem pracovať až do neskorého večera," hovoríte si. Presviedčate sami seba: „Keď obetujem víkend, tie štatistiky dokončím. Predsa nesklamem šéfku. Rodina to pochopí. " Pripomína vám podobný scenár niečo? Nie je to prvýkrát?

Dlhodobé preťažovanie sa a fungovanie "na doraz" vedie k permanentnému stresu a ten k vašej výkonnosti rozhodne ničím neprispeje.

Dostatočne spíte, odpočívajte a nebojte sa práci občas bez výčitiek odmietnuť, či už sa to týka priamo zákazky od klienta alebo požiadaviek vášho nadriadeného. Prestávky si robte aj v práci. Choďte sa prejsť a pretiahnuť, aj keby to malo byť len pár krokov ku kopírke. Nezabúdajte dopĺňať tekutiny a rozhodne sa neokrádajte o pauzu na jedlo. Nie ste stroj a neustály nápor práce nevydržíte.

Nenechajte sa nikým a ničím rozptyľovať.

Poproste suseda, ktorý sedí na vedľajšej stoličke, nech vám bije po oboch rukách, ako náhle zbadá, že do prehliadača vyťukávate adresu facebook.com, youtube.com a tak podobne.

Zakážte si v čase, keď máte neodkladné povinnosti, prezeranie sociálnych sietí. Neustále sa na nich niečo deje, takže úplne zbytočne odvádzajú vašu pozornosť. Nenechajte sa rozptyľovať nikým a ničím, či už sú to kolegovia či rodinní príslušníci, aktuálne politické správy alebo klebety z kaviarne. Skrátka zavrite dvere a požiadajte svoje okolie o čas potrebný na sústredenú činnosť.

Na e-maily s rozumom

Nemusíte byť neustále k dispozícii a na každý e-mail reagovať obratom. Vyčleňte si na vybavovanie pošty pravidelnú dobu, neustále prehliadanie schránky vás bude zbytočne rozptyľovať. Pravdepodobne žiadny odkaz nie je natoľko urgentný, aby ste ho nemohli vybaviť do 24 hodín. Nečakáte predsa oznámenia, že ste vyhrali prvé miesto alebo správu od šéfa, že sa rozhodol vám zvýšiť plat. Tak o čo ide? Čítať prichádzajúce e-maily raz až dvakrát denne väčšinou bohato stačí. Ak pracujete, neodbiehajte k odpovedaniu na správy. Rada starého bojovníka, ktorý v korporátnom open space strávil nejakých pár piatkov, znie: keď je niečo naozaj dôležité, príde vám to mailom ešte raz.

Upracte si. Firma nie je žiadny mama hotel.

Stará ľudová múdrosť síce tvrdí, že poriadok je pre hlupáka, pretože inteligent chaos zvláda, ale nie vždy je to pravda. Faktúry chaoticky rozhádzané po stole, neustále stratené pero a blok s poznámkami, o ktorých už dávno neviete k čomu patria, a na monitore veľa farebných papierikov s menami kolegov, ktorí už asi dva roky pracujú v úplne inej firme. Takto a ešte horšie vyzerá stôl mnohých ľudí. Pre produktivitu je ale podobný systém úplnou skazou. Nastal čas upratovať. Zaveďte si diár, kam si budete písať dôležité termíny, dáta schôdzok a poznámky o tom, čo ešte musíte a chcete urobiť. K ruke si dajte všetko, čo potrebujete, či už je to zošívačka, USB kľúč alebo kancelárske sponky.

Nebuďte prehnane perfekcionisti. Nikto to neocení.

Nenabádame vás k tomu, aby ste svoju prácu flákali. Avšak prehnaný perfekcionizmus, puntičkárstvo a "zmysel pre detail" býva často dôvodom, prečo už tri hodiny ladíte prezentáciu, kvôli ktorej nestíhate ďalšiu zadanú prácu. Dan Sullivan, kanadský vizionár, mentor a kouč, odporúča pravidlo 80%: Zadanú prácu stačí urobiť kvalitatívne práve na 80%. Zvyšok sú pravdepodobne len nepodstatné drobnosti, ktorých si aj tak nikto nevšimne. A ostatní vás budú považovať za otravného detailistu, ktorý len zdržuje.

Nesnažte sa zavďačiť všetkým a buďte asertívny

Termín schôdzky sa vám zúfalo nehodí, klient vám o ôsmej večer už piatykrát volá a kolegyňa vás zase požiadala o "drobnú" láskavosť, do ktorej sa vám ani trochu nechce. Svojim časom si vládnete sami. Ak sa vám niečo nepáči, máte nárok odmietnuť alebo sa milo, slušne, no neústupne ozvať. A nemáte povinnosť nikomu nič vysvetľovať. Je dobré vedieť prichádzať s kompromismi a pristupovať na ne, nikdy ale nerobte jednostranné ústupky. Neberte si úlohy, ktoré znamenajú nutnosť preorganizovať či zrušiť päť ďalších povinností, ktoré na vás čakajú.

Ak cez všetky naše (aj iné) dobre mienené rady u vás žiadne zlepšenie efektivity pracovného výkonu nenastane, ale naopak sa začnete cítiť horšie ako po zdravotnej, tak po psychickej stránke, seriózne (teraz naozaj bez žartov) vám hovoríme: nechajte sa vyšetriť. Syndróm vyhorenia (v tom lepšom prípade) či dokonca infarkt (v tom horšom) za pochvalu od šéfa vážne nestojí.

Hoďte všetko za hlavu a v duchu si povedzte 3 zlaté pravidlá:

• čo môžeš urobiť dnes, odlož na pozajtra a získaš dva dni voľna,
• práca neutečie, nemá nožičky,
• rozčuľuj sa len do výšky svojho platu.