5 pravidiel pre váš time management
Ak večne nestíhate, mali by ste si osvojiť základné princípy time managementu. Nedochvíľnosť sa dá ešte zniesť, pokiaľ ide o prácu, ktorá sa týka len vás. Horšie je to v prípade, keď nedokončenú úlohu odovzdávate za 5 minút dvanásť svojmu nadriadenému. Ktoré zásady vám so stíhaním termínov pomôžu?
Plánujte triezvo
Čo neznamená, že si nemôžete dať panáka na posilnenie, ale na druhej strane nič sa nemá preháňať. Ani práca, ani pitie. Julian Tuwim, poľský básnik, to vyjadril nasledujúcim citátom:
"Hlavný rozdiel medzi ťavou a človekom: ťava môže celý týždeň pracovať a nemusí piť, človek môže piť celý týždeň a ani deň pracovať."
Nepreceňujte vlastné sily: úlohy, ktoré na vás ďalší deň čakajú, plánujte tak, aby sa dali zvládnuť. Iste už vďaka svojej praxi viete, ako dlho vám ktorá činnosť zaberie a koľko hodín zvládnete naozaj odpracovať.
Radšej si úloh naplánujte menej a nechajte si určitú časovú rezervu - to pre prípad, že by veci nešli podľa plánu. K plánovaniu využite papierový diár či aplikáciu, do ktorej zapíšete každú nadchádzajúcu úlohu.
Tipy na aplikácie: Toggle
Toggle je tzv. Trackovacia aplikácia - meria, koľko času vám ktorá činnosť zaberie. V základnej verzii je zadarmo a používať sa ju naučíte za pár minút. Základom sú tzv. projekty, v rámci ktorých sa potom meria trvanie jednotlivých činností.
Projekty od seba môžete farebne odlíšiť - na prvý pohľad tak vidíte, koľko času trávite administratívou a koľko času naozajstnou prácou. Projekty môžete tiež zoskupiť pod rôznych klientov (to sa hodí v prípade, keď pracujete pre viac zákazníkov). Ľahko tiež vygenerujete prehľad odpracovaných hodín za určité obdobie.
Stanovte si priority
Rozhodnite sa, čo je dôležité. Vyvarujte sa snahy stihnúť úplne všetko. Nepodarí sa vám to a navyše sa dostanete pod tlak a s vedomím, koľko práce vás čaká, budete mať vyššiu tendenciu prokrastinovat.
Zaúradovať môže tiež tzv. rozhodovaciu paralýza: jednoducho povedané strávite viac času premýšľaním, akej práci sa venovať než práci samotnej. Ak termín pre dokončenie stanovenej úlohy "horí", nesmiete ho ďalej odkladať. Naopak niektoré menej dôležité činnosti možno presunúť až na nasledujúci deň. Ideálne ale samozrejme je, ak úlohy neplníte v deň odovzdania.
Ak náročnú úloha urobiť musíte, s pokojom si povedzte o pomoc, ak je niekto taký zrovna po ruke. Naučte sa odmietať zákazky a úlohy typu "Dodajte ASAP alebo včera bolo neskoro."
Tip na aplikáciu: Asana
Na organizovanie úloh je jedným z najlepších nástrojov Asana. V základnej (bezplatnej) verzia vám umožní organizovať si prácu do rôznych úloh a priraďovať im termíny, kedy je potrebné ich splniť. Asana je vhodná aj pre projektových manažérov - možno v nej zobraziť napr. postup projektov.
Ako je u aplikácií pre time management zvykom, v Asana môžete jednotlivé úlohy filtrovať alebo ich zobrazovať v rôznych módoch. Aplikácia vám tiež každé ráno pošle súhrn úloh pre daný deň.
Naučte sa udržovať tempo
Pracovný program je potrebné si naplniť adekvátne, a to tak, aby vám zostal čas aj na nejaký odpočinok. Nie je dobré mať prácu v daný okamih až nad hlavu, ale rovnako tak zlé je nemať do čoho pichnúť. Ničnerobenie zabíja kreativitu. Čoskoro zistíte, že ako náhle sa dostanete do tempa, začne vám ísť práca pekne od ruky.
Snažte sa eliminovať všetky drobné prerušenia. Zabudnite na prezeranie sociálnych sietí alebo diskusiu s kolegami, ktorí vás vytrhávajú zo sústredenia. Nezabúdajte si však robiť občasné prestávky, počas ktorých sa najete, napijete alebo sa pôjdete pretiahnuť.
Malý tip:
Nedokážete ignorovať lákavo blikajúci displej svojho smartphonu? Skúste si prečítať Pulz od kráľa hororov Stephena Kinga. Možno vás to raz navždy vylieči zo závislosti na "čarovnej" krabičke. Alebo si nainštalujte aplikáciu Forest. Zistíte, že aj odvykanie môže prebiehať zábavnou formou.
Tip na aplikáciu: Freedom
Aplikácia Freedom vám umožní na stanovenú dobu zablokovať všetky elektronické rušivé elementy: sociálne siete, weby, ktoré nesúvisia s vašou prácou, aplikácie - alebo dočasne zablokuje prístup k internetu. A to ako na počítači, tak na vašom smartphone.
Freedom ponúka nastavenie presnej časovej blokácie, umožní vám merať čas, ktorý prokrastinováním na svojich zariadeniach strávite a ešte vám prehrá hudbu pre lepšie sústredenie.
Jedinou nevýhodou je, že aplikácia nie je zadarmo: po 7 dňovej skúšobnej dobe je potrebné si ju predplatiť. Mesačné predplatné vás vyjde na 6,99 dolára, ročné na 29 $.
Uplatnite v praxi Paretovo pravidlo
Paretovo pravidlo všeobecne hovorí, že 80 % výstupov je výsledkom 20 % vstupov. Podobný princíp môžete uplatniť aj v time managemente. V praxi to potom znamená, že má zmysel hľadať oných 20 % práce, ktoré vytvára 80 % vašich príjmov. Prípadne je potreba nájsť príčiny neúspechu, po ktorých odstránení vymizne 80 % problémov.
Pokiaľ zaznamenáte pri svojej činnosti významný posun, bude sa vám pracovať lepšie. Dôjde tak k zvýšeniu vašej efektivity a prácou budete tráviť menej času. Alebo rovnako, ale zarobíte viac peňazí.
Spriateľte sa s budíkom
Overte si, či ste škovránok alebo sova, a podľa toho si nastavte vyhovujúci denný rytmus. Odďaľovanie vstávania je podobné ako neustále odsúvanie úloh: nakoniec vás vždy dostane do časovej tiesni. Osvojte si preto jednoduché pravidlo - ako náhle budík zazvoní, automaticky vstaňte.
To sa však ľahko povie, prax už je zložitejšia. Dobrým trikom je nechať mobil v inej miestnosti; zároveň sa tak odnaučíte prechádzať pred spánkom sociálne siete a internet. A ak bez smartphonu po svojom boku nezaspíte, kúpte si starý dobrý budík.
