Praktický sprievodca archiváciou účtovných a ďalších dokladov

Povinnosť archivovať rôzne druhy dokumentov sa týka všetkých firiem i neziskových organizácií. Ako dlho je ale potrebné jednotlivé typy dokladov uchovávať? A ako s nimi po uplynutí danej lehoty naložiť? Obe otázky vám zodpovedia nasledujúce riadky.

Najskôr si ale ujasníme niekoľko základných pojmov, ktoré sa týkajú archivácie. Už samotný pojem "archív" je v kontexte uchovávania firemných dokumentov nepresný - k tomuto účelu totiž slúži tzv. spisovňa. Do samotného archívu mieria len spisy výnimočnej hodnoty. À propos - ako spis označujeme súbor dokumentov, ktoré spolu navzájom súvisia.

O tom, akým spôsobom sa spisy ukladajú, rozhoduje spisový poriadok, o likvidácii dokumentov potom skartačný poriadok. Ako organizácia s archivačnou povinnosťou (v reči úradného jazyka "pôvodca") musíte všetky dokumenty, ktoré mieria do spisovne, označiť škartačným znakom Ten určuje, ako dlho je potrebné daný spis archivovať a ako sa s ním po uplynutí danej doby naloží. Rozlišujeme trojicu skartačných znakov:

• S (skart) - dokumenty, ktoré nemajú historickú hodnotu a sú určené na skartáciu,
• A (archív) - spisy s historickým významom určené k dlhodobej archivácii,
• V (výber) - dokumenty, u ktorých sa o skartovanie či archiváciu rozhodne v budúcnosti.

Skartačný znak býva spravidla doplnený číslom, ktoré označuje dobu archivácie (skartačný lehotu) v rokoch. Napr. dokument sa znakom S5 je potrebné uchovávať po dobu minimálne 5 rokov, potom je možné ho zlikvidovať predpísaným spôsobom (viď ďalej).

Skartačná lehota firemných dokumentov

Ako to teda s dobou archivácie spisov firiem a štátnych organizácií je a ktoré zákony o skartačnej lehote rozhodujú?

Účtovné doklady (zákon o účtovníctve - č. 431/2002 Z. z.):

• účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a 22 a výročná správa - 10 rokov,

• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh - 10 rokov,

• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva (§ 31 ods. 2) - 10 rokov,

• ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov.

Daňové doklady (zákon o DPH - č. 222/2004 Z. z.):

Platiteľ

• kópie faktúr, ktoré vyhotovil alebo ktoré vyhotovil v jeho mene a na jeho účet odberateľ alebo tretia osoba, a prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet - 10 rokov,
• prijaté faktúry vzťahujúce sa na investičný majetok uvedený v § 54 ods. 2 písm. b) a c) do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane podľa § 54 a 54a,
• dovozné doklady a vývozné doklady potvrdené colným orgánom do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.

Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom

• kópie faktúr podľa § 72 ods. 2, ktoré vyhotovila alebo ktoré vyhotovil v jej mene a na jej účet odberateľ alebo tretia osoba - 10 rokov,
• prijaté faktúry vzťahujúce sa na tovary a služby, pri ktorých je osobou povinnou platiť daň - 10 rokov.

Dokumentácia v archívoch a registratúrach (zákon o archívoch a registratúrach č. 395/2002 Z. z.). Vyraďovacie konanie rozhoduje o:

• vyradení registratúrnych záznamov po uplynutí ich lehoty uloženia,

• trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu; do termínu ich odovzdania do archívu určí miesto ich uloženia,

• tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

Ako dokumenty archivovať

Svoju dokumentáciu môžete ukladať ako vo fyzickej, tak v digitálnej - naskenovanej podobe. Napriek trendu paperless (bezpapierových) kancelárií ale väčšina firiem volí fyzickú podobu. Pri správnom postupe archivácie je totiž nižšie riziko poškodenia dokumentov než pri uložení na digitálne nosiče. Problémom môže byť po určitej dobe aj zastaranosť formátov, v ktorých sú dokumenty uložené.

V elektronickej podobe je navyše potrebné spisy opatriť elektronickým podpisom a kvalifikovanou časovou pečiatkou (unikátny kód, ktorý obsahuje termín a čas archivácie - je potrebné ho každých 5 rokov obnoviť).

K uloženiu spisov je vhodné využiť archivačné pomôcky. Zakladače (šanóny) sa hodia pre uloženie väčšieho množstva dokumentov formátu A4 - využiť možno ako krúžkové (pre dierované dokumenty), tak napr. kapsové. Rýchloviazače a spisové dosky využijete pre menšie zväzky. K uloženiu takto uloženej dokumentácie sú potom určené archivačné boxy.

Skartácia po skončení archivačnej lehoty

Dokumenty určené na skartáciu je potrebné zlikvidovať podľa normy DIN 66399. Tento predpis rozdeľuje dokumentáciu - so zreteľom na jej obsah - do 5 stupňov bezpečnosti. Napr. dokumenty s osobnými údajmi spadajú do stupňa P-2 a je potrebné ich skartovať na kúsky o veľkosti maximálne 8 cm2 (popr. pruhov o šírke 6 mm).

Účtovné výkazy už ale patria do prísnejšieho stupňa P-5 a musí sa skartovať na papierové častice s plochou max. 0,3 cm² (štvorec s dĺžkou strany približne pol centimetra); bližšie informácie nájdete v článku o výbere skartovačky.

Ku skartácii dokumentov (s výnimkou archívnych) nepotrebujete povolenie. Je dôležité, aby ste mali aspoň povedomie o skartačnej lehote jednotlivých druhov spisov. Ak ich totiž zlikvidujete pred ich uplynutím, hrozí vám pokuta a priestupkové konanie.

Podobné články

4 minúty čítania

5 tipov, ako vybrať skartovačku + výpočet rýchlosti skartácie

Či už zháňate skartovačku do kancelárie alebo pre domácnosť, základom úspechu je výber podľa správnych parametrov. V tomto článku vám prezradíme, čo je tzv. stupeň bezpečnosti, aké ďalšie materiály okrem papiera je možné skartovať, ako vypočítať rýchlosť skartácie a či je možné zlikvidovaný papier recyklovať.

Celý článok »