Nástroje umelej inteligencie na úsporu nákladov na tlač a prácu s dokumentmi: Ako vám pomôžu OCR a umelá inteligencia?
Umelá inteligencia dnes dokáže generovať obrázky, písať texty alebo analyzovať údaje. Čoraz častejšie sa však presadzuje aj v podstatne menej nápadnej oblasti, ktorou je práca s dokumentmi. Práve tu vám dokáže ušetriť nielen čas, ale aj papier a náplne do tlačiarne. Vďaka kombinácii OCR a moderných nástrojov umelej inteligencie totiž nemusíte každý dlhší dokument automaticky tlačiť celý, ako to bolo potrebné v minulosti. V dnešnej modernej dobe ho totiž môžete ľahko previesť do digitálnej podoby a následne pomocou umelej inteligencie analyzovať, zhrnúť a až potom sa rozhodnúť, ktoré informácie skutočne potrebujete na papieri. Neviete, o čom je reč? V nasledujúcich riadkoch vám to objasníme.
OCR je prvým krokom k inteligentnému spracovaniu dokumentov
Základom práce s papierovými dokumentmi je OCR, teda optické rozpoznávanie znakov. Táto technológia dokáže rozpoznať text napríklad z naskenovaného dokumentu a previesť ho do podoby, s ktorou možno ďalej pracovať. OCR síce samo osebe nie je generatívnou umelou inteligenciou, v kombinácii s ňou však získava podstatne širšie možnosti.
Moderné spracovanie dokumentov sa teda rozhodne nekončí ich naskenovaním. Napríklad systémy označované ako IDP (Intelligent Document Processing, teda inteligentné spracovanie dokumentov) dokážu rozpoznávať štruktúru dokumentu, získavať z neho konkrétne informácie, automaticky ho klasifikovať alebo umožniť rýchle vyhľadávanie v jeho obsahu. V praxi tak možno spracovávať faktúry, zmluvy, formuláre, reporty, korešpondenciu aj ďalšie dokumenty.
Tip: Dnešná moderná doba sa netočí len okolo umelej inteligencie, ale aj okolo mobilných telefónov, v ktorých je už AI hlboko integrovaná. Vedeli ste však, že aj z mobilných telefónov možno jednoducho tlačiť? Ak nie, náš návod vám vysvetlí, ako na to.
Skôr než dokument vytlačíte, nechajte si ho zhrnúť
Ešte zaujímavejšie možnosti ponúka generatívna umelá inteligencia, ako napríklad ChatGPT, Google Gemini a podobné nástroje. Predstavte si napríklad päťdesiatstranový report, z ktorého vás zaujíma len niekoľko konkrétnych informácií. Namiesto automatického odoslania celého súboru do tlačiarne môžete AI požiadať o jeho zhrnutie, vyhľadanie dôležitých pasáží alebo napríklad vytvorenie zoznamu najpodstatnejších bodov.
Následne sa môžete rozhodnúť, či vôbec potrebujete dokument tlačiť. Ak áno, často postačí len niekoľko relevantných strán alebo vytvorené zhrnutie. Práve tu môže AI pomôcť dosiahnuť skutočné úspory pri tlači tým, že pomôže znížiť počet strán, ktoré vôbec vytlačíte, a teda aj spotrebu náplní do tlačiarne. Samozrejme, je však potrebné výstup AI vždy dôkladne skontrolovať, aby všetko presne zodpovedalo tomu, čo od nej očakávate. Skvelé je aj to, že pokročilé systémy AI už zvládajú aj automatickú extrakciu konkrétnych údajov alebo klasifikáciu dokumentov, vďaka čomu sa stávajú ešte užitočnejšími pomocníkmi.
Tip: Náklady na tlač možno samozrejme znižovať aj inak než len využívaním umelej inteligencie. Ak vás zaujíma, ako na to, pomôže vám náš článok 9 rád, ako ušetriť náklady na tlač, v ktorom sa venujeme práve možnostiam úspor.
AI dokáže pomôcť aj so samotnou prípravou tlače
Umelá inteligencia sa však postupne dostáva aj priamo do tlačových pracovných postupov. V profesionálnom prostredí existujú riešenia schopné napríklad prečítať požiadavku na tlač zaslanú e-mailom, získať z nej dôležité parametre a automaticky pripraviť tlačovú úlohu. AI asistenti sa objavujú aj v programoch na predtlačovú prípravu, kde pomáhajú automatizovať rutinné činnosti.
Pre bežného používateľa je však samozrejme oveľa dôležitejšie ich základné využitie, predovšetkým vyššie spomínané zhrnutia, ktoré dokážu znížiť spotrebu materiálu na tlač. Pred tlačou dlhého dokumentu si preto nechajte vytvoriť zhrnutie, pomocou AI zistite, na ktorých stranách sa nachádzajú potrebné informácie, a tlačte len to, čo skutočne využijete. Vo firmách, školách alebo domácnostiach, kde sa tlačí pravidelne, sa totiž môžu aj malé úspory postupne nazbierať.
Tieto tlačiarne vám skvele poslúžia (nielen) na tlač textových zhrnutí vytvorených pomocou AI
- 18%DAYS
Canon PIXMA/MG2556S/MF/Ink/A4/USB
Skladom > 20 ks
- 11%DAYS
PIXMA TS705A atramentová Wifi BK CANON
Skladom 19 ks
- 12%DAYS
BROTHER tlačiareň laserová mono HL-1112 - A4, 20ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, čierna
Skladom 20 ks
- 16%DAYS
Canon PIXMA/MG2551S/MF/Ink/A4/USB
Skladom > 20 ks
- 53%DAYS
HP ENVY/6120e/MF/Ink/A4/WiFi/USB
Skladom 8 ks
- 47%DAYS
HP LaserJet/M234d/MF/Laser/A4/USB
Skladom 20 ks
- 5%DAYS
MAXIFY MB2150 ink mtf WiFi duplex CANON
Skladom 1 ks
- 32%DAYS
Canon PIXMA TS7750I - PSC/Wi-Fi/WiFi-Direct/Duplex/1200x1200/USB/ADF
Skladom > 20 ks
- 2%DAYS
BROTHER tlačiareň laserová mono HL-1112 - A4, 20ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, čierna - Použité
Skladom 1 ks
- 15%DAYS
BROTHER tlačiareň laserová mono HL-1110i - A4, 20ppm, 600x600, 1MB, GDI, USB 2.0, biela
Skladom 10 ks
- 3%DAYS
Brother HL-L2402D (30 str., USB 2.0, duplex)
Skladom 15 ks
Je však dobré pamätať na tri veci. Ako už bolo spomenuté vyššie, výstup OCR ani AI nemusí byť stopercentne presný, a preto je potrebné dôležité informácie pred ďalším použitím skontrolovať. Rovnako zvážte, aké dokumenty nahrávate do cloudových služieb AI, najmä ak obsahujú osobné, firemné alebo inak citlivé údaje. Treťou vecou, alebo možno skôr tipom, je vytvorenie skutočne komplexného a presného zadania, respektíve takzvaného promptu pre AI. Aby vám totiž AI poskytla naozaj dobrý výsledok, je potrebné jej najskôr čo najjasnejšie a najpresnejšie vysvetliť, čo od nej vlastne očakávate. Len tak vám následne dokáže ponúknuť výsledok, ktorý dáva zmysel.
Ako teda môžete sami vidieť, nástup AI rozhodne neznamená koniec klasickej tlače, ale naopak jej vývoj do modernejšej podoby. Umelá inteligencia totiž môže pomôcť rozhodnúť, čo má skutočne zmysel vytlačiť, a obmedziť zbytočné strany ešte predtým, než tlačiareň vôbec začne pracovať.
Skvelé počítače, ktoré vám umožnia využívať AI nástroje na prácu s textom, si môžete zakúpiť tu
O autorovi
Jiří Filip
Dlhoročný šéfredaktor magazínov Letem světem Applem a Jablíčkář.cz, technický redaktor magazínu Zboží.cz, editor blogu TonerPartner, technologický nadšenec, milovník technických vychytávok a recenzent v jednej osobe. Okrem skúmania najnovších technologických noviniek je aj milovníkom varenia, výletov do prírody, rodiny a športu, najmä toho tímového. Viac informácií o ňom nájdete na jeho profile na LinkedIne.
Podobné články
6 minút čítania
9 rád, ako ušetriť náklady na tlač
Nezáleží na tom, či tlačíte v kancelárii alebo doma, často alebo len občas – vždy sa oplatí zamyslieť nad tým, ako tlačiť múdrejšie a lacnejšie. Preto sme spojili sily a pripravili pre vás deväť praktických tipov, ktoré vám pomôžu znížiť náklady na tlač a zároveň šetriť životné prostredie. Stačí pár jednoduchých zmien a vaša peňaženka (aj planéta) vám poďakujú!
Celý článok »
3 minúty čítania
Ako tlačiť z mobilných zariadení: Sprievodca pre začiatočníkov
Zabudované fotoaparáty v smartphonoch už takmer úplne nahradili kompaktné fotoaparáty. S rastúcim priestorom vnútornej pamäte a zvyšovaním operačného výkonu sa z inteligentných telefónov stávajú plnohodnotné pracovné nástroje, ktoré nezriedka nahrádzajú prenosné (osobné) počítače. Niet divu, že dopyt po tlačení priamo z mobilu a tabletu rastie. Poďte si prečítať viac o tom, ako tlačiť z mobilných zariadení.
Celý článok »