Ako vybrať tlačiareň do kancelárie a nepopáliť sa?

Uplynulo už takmer 580 rokov od chvíle, kedy Johannes Gutenberg priniesol ľudstvu svoj revolučný vynález, kníhtlač. Objav, ktorý nebývalým spôsobom zmenil doterajšie chápanie sveta, prispel k slobodnému šíreniu informácií a podieľal sa na všeobecnom rozvoji vzdelanosti. V súčasnosti plnia jednu z pôvodných funkcií kníhtlače tlačiarne. Pre firmy, štátne inštitúcie, obchody, malé i stredné podnikateľské subjekty sa spoľahlivé tlačiarne stali absolútnou nevyhnutnosťou. Tlač faktúr, dokumentov, objednávok, výplatných pások - to všetko musí správna kancelárska tlačiareň zvládnuť. A my vám poradíme, ako vybrať tú najlepšiu.

Niekomu stačí čiernobiele videnie sveta, iní ho vidia v živých farbách

Ako prvé vám najskôr napadne, že sa určite líšia tlačiarne určené pre domácnosť a tie, ktoré nájdu svoje uplatnenie v kancelárii. Pretože v kancelárii asi nebudete tlačiť fotky svojich ratolestí či zábavné momentky z dovolenky. Tiež asi nebudete šťastím bez seba, keď váš dokument polezie z tlačiarne rýchlosťou slimáka, zatiaľ čo za vami bude netrpezlivo prešľapovať rad ďalších nešťastníkov, čakajúcich na svoj tlačový výstup. Z toho vyplýva, že do kancelárie potrebujete tlačiareň, ktorá bude rýchla a ľahko dostupná väčšiemu počtu užívateľov. Pokiaľ bude úsporná a spoľahlivá, je to bonus navyše.

Odtiaľ pochádza základné delenie tlačiarní podľa použitej technológie, a to na:

• atramentové,
• ihličkové,
• laserové.

Ako sme už naznačili, prvá technológia, ktorá využíva farebné atramentové náplne v tzv. Catridge, je určená prevažne domácnostiam. Ak tlačíte len občas, vyžadujete vyššiu kvalitu tlačového výstupu (najmä u fotiek to oceníte) a nevadia vám vyššie náklady na tlač, atramentová tlačiareň môže byť pre vás veľmi užitočným pomocníkom. Avšak v prostredí biznisu, ktorý kladie vysoké požiadavky predovšetkým na rýchlosť tlače a dostupnosť pre viac užívateľov, atramentová tlačiareň neobstojí. Druhá spomínaná technológia (ihličkové tlačiarne) už je takmer zabudnutá. Kto začal podnikať na začiatku 90. rokov, iste si s trochou nostalgie spomenie na kilometre faktúr, ktoré jeho nezničiteľná Epsonka s pomocou ihličiek a farbiacej pásky naplnenej atramentom stihla vytlačiť, než sa odobrala na zaslúžený odpočinok. V každom prípade po starom sa žiť nedá a na scéne sa objavili laserové tlačiarne. Práve tie dnes kraľujú v drvivej väčšine kancelárií.

Rozlíšenie alebo prestaňte hádzať perly sviniam

Ak sa naše prirovnanie použité v nadpise kapitoly niekoho dotklo, hlboko sa ospravedlňujeme, ale ide len o ustálené príslovie, ktorého pôvod je v Biblii (Matúš 7: 1-6). S jeho pomocou sa snažíme čitateľom naznačiť, že ako zodpovedný a šetrný majiteľ firmy zrejme nehodláte oslňovať svojich zamestnancov, audítorov, štátnych úradníkov či zákazníkov skvelými grafmi, pestrofarebnými tabuľkami, smernicami či inými dokumentmi. Klienti, ktorí od vás dostanú faktúru, vás nebudú mať radšej kvôli tomu, že vyzerá skvele, že je zobrazená v živých farbách a je vytlačená na kriedovom papieri. Hej, to keby suma na nej uvedená bola, povedzme, nižšia o 50 %, to by bolo iné kafé. :)

Čo tým chceme povedať? Že nižšie rozlíšenie kancelárskej tlačiarne pre tlač dokumentov nemusí byť na škodu. Pohodlne si totiž vystačíte s rozlíšením 600 DPI (rozlíšenie v DPI vyjadruje, koľko pixelov - čiže obrazových bodov - sa zmestí do dĺžky jedného palca). Viac naozaj nepotrebujete. A ak uvažujete o nákupe multifunkčného zariadenia s integrovaným skenerom, tak vedzte, že pre bežnú dennú agendu, s ktorou sa môžete v kancelárii stretnúť, bude stačiť skener s rozlíšením do 1 200 dpi.

Rýchlosť alebo už včera bolo neskoro

Ak sme sa zmienili o rozlíšení (čiže kvalite) tlače ako o vlastnosti, ktorá u kancelárskych tlačiarní hrá menej podstatnú úlohu, o tej ďalšej už to povedať nemôžeme. Je ňou rýchlosť tlače. Potrebujete vytlačiť mnohostranové dokumenty? Vsaďte na tlačiarne s presným a rýchlym laserovým lúčom. Všeobecne sa rýchlosť tlače udáva v počte vytlačených čiernobielych (popr. farebných - podľa typu tlačiarne) stránok A4 za minútu. U tých najlepších môže dosahovať až 60 strán za minútu. A práve v tomto parametri laserové tlačiarne výrazne prevyšujú atramentovú konkurenciu a pre väčšie objemy tlače sú v kancelárii nenahraditeľné.

Náklady alebo aj tlač môže byť zisk

Správne zvolený nástroj (a ničím iným tlačiareň nie je) sa môže prejaviť ako vysoko efektívny, ak je jeho obstarávacia cena nízka, ak sa náklady na servis pohybujú na rozumnej úrovni a ak presne spĺňa požiadavky, ktoré na neho firma kladie. A rovnako ako iný nástroj aj tlačiareň si vyberáte podľa toho, aký bude jej účel a využitie.

Práve laserové tlačiarne sú ideálne do kancelárií, pretože celkové náklady na tlač v porovnaní s tými atramentovými sú u nich podstatne nižšie. Tonery sú síce drahšie ako atramentové náplne, zato však disponujú omnoho väčším objemom. Počet stránok, ktorý sa udáva u atramentových náplní, sa pohybuje len približne okolo 500 kusov (v závislosti na percente pokrytia pri tlači), zatiaľ čo s tonermi môžete vytlačiť viac ako 2 000 stránok. Navyše jemný tonerový prášok na rozdiel od atramentu nevysychá, nemôže ako v prípade atramentových tlačiarní upchať trysky a má dlhšiu životnosť. O ďalších výhodách a nevýhodách atramentových tlačiarní si môžete prečítať v našom staršom článku.

Konektivita alebo tlačím, tlačíš, tlačíme

Pre majiteľov firiem s väčším počtom zamestnancov je dôležité, aby zamestnanci oprávnení používať tlačiareň k nej mali prístup kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Tieto spoločnosti samozrejme nebudú problém riešiť tak, že každému užívateľovi zaobstarajú jednu vlastnú tlačiareň. Kúpia jednu alebo viac (opäť záleží na veľkosti firmy, na tom, ako ľudia v nej často tlačia atď.) tlačiarní, ktoré následne zapoja do siete.

Je pravda, že jednotlivec podobný problém nerieši - tlačí buď sám, alebo sa v rámci jednej domácnosti musí s ostatnými postupne striedať. Pre kancelárske tlačiarne je dôležité, aby disponovali sieťovým rozhraním, teda tradičným káblovým pripojením (LAN/Ethernet), popr. najrozšírenejším systémom pre bezdrôtovú komunikáciu (Wi-Fi). V ideálnom prípade oboma typmi. Len tak je možné tlačiareň jednoducho zdieľať a umožniť nezávislú tlač z viacerých počítačov súčasne. Náročnejší užívatelia určite ocenia laserové tlačiarne s komfortnou možnosťou tlače a skenovaním priamo z mobilných zariadení, teda z tabletov a telefónov, ktoré sú vybavené operačným systémom Android alebo iOS.

Big Brother alebo to, že ste paranoidný, ešte neznamená, že po vás nejdú

Zdieľanie tlačiarní v rámci jednej siete má pre vlastníka firmy veľký význam: má okamžitý prehľad o tom, čo ktorý zo zamestnancov tlačí (bezpečnostné hľadisko) a koľko toho a ako často tlačí (ekonomické hľadisko). Oproti tomu kancelárska tlačiareň prepojená s počítačom cez obľúbený USB port umožňuje nekontrolovanú anonymnú tlač. Čo mnoho zamestnávateľov ťažko nesie. Ako sa hovorí: dôveruj, ale preveruj. Moderné aplikácie dnes dokážu strážiť prevádzkové náklady na tlač aj na nevyhnutný servis. Niektoré novšie modely kancelárskych tlačiarní vedia spolupracovať s technológiami vzdialeného prístupu, ako je napr. HP ePrint, Canon PRINT, Google Cloud Print alebo Apple AirPrint.

Rozmery alebo na veľkosti fakt záleží

S predchádzajúcim bodom - široká dostupnosť pre viac užívateľov - súvisí aj jedna nevýhoda kancelárskej tlačiarne, respektíve multifunkčného zariadenia, ktoré možno využívať aj ako skener a kopírku. Sú to jej väčšie rozmery a hmotnosť. Napriek tomu je ponuka súčasných tlačiarní dostatočne pestrá a kto trpezlivo hľadá, nájde na trhu presne taký model, ktorý mu bude vyhovovať aj v tomto ohľade.

A aké sú ďalšie dôležité parametre, ktoré by vás ako potenciálneho kupca kancelárskej tlačiarne mali zaujímať?

• jej obstarávacia cena,
• či je vybavená automatickým obojstranným podávačom papiera pre možnosť obojstranného (duplexného) skenovanie a tlače,
• či umožňuje tlač dokumentov s formátom väčším ako A4 - také tlačiarne nájdu využitie napr. v reklamných plagátových kampaniach, pre tlač vektorovej grafiky,veľkoformátových technických výkresov atď.
• hlučnosť tlačiarne,
• čas nutný pre začatie tlače (čas "zahriatia" tlačiarne),
• jej energetická náročnosť.