Výber a tlač obálok - návod, ako postupovať
Bez tlačenia obálok sa v kancelárii nezaobídeme. Zasielame v nich dôležitú dokumentáciu obchodným partnerom, korešpondenciu klientom a sú neoddeliteľnou súčasťou komunikácie s úradmi. Poďme sa pozrieť na to, ako obálky správne vybrať a tlačiť.
Poštové obálky reprezentujú vašu firmu - sú často prvým kontaktom s budúcimi zákazníkmi či partnerskými firmami. Aby urobili dobrý prvý dojem, je potrebné, aby ste pri obálkach zvolili vhodné parametre, najmä:
- veľkosť obálky,
- materiál,
- vhodnú potlač a branding.
Jednotlivé parametre rozoberáme v nasledujúcich odsekoch.
Veľkosť obálky
Veľkosť obálky sa odvíja od formátu a počtu listov , ktoré posielate. Jednoducho povedané - je potrebné zvoliť takú obálku, aby sa do nej všetko vošlo a bolo s ňou možné bez problémov manipulovať. Formáty obálok štandardizuje norma ISO 269. Medzi najbežnejšie patria obálky typu C, ktoré majú takú veľkosť, aby obsiahli listy formátu A.
|
Formát obálky |
Rozmery |
Vhodný pre |
|
C3 |
324 × 458 mm |
A3 |
|
C4 |
229 × 324 mm |
A4 |
|
C5 |
162 × 229 mm |
A5 |
|
C6 |
114 × 162 mm |
A6 |
|
C6/5 |
229 × 114 mm |
A4 preložená dlhšou stranou na tretiny
|
|
C7/6 |
162 × 81 mm |
A5 preložená dlhšou stranou na tretiny
|
|
DL |
220 × 110 mm |
A4 preložená dlhšou stranou na tretiny (strojové obálkovanie) |
Pri výbere platí jednoduché pravidlo: do obálky formátu C sa bez preloženia zmestí formát papiera A takého čísla, aké má obálka. Obálky typu C využívajte v prípade, že zasielate najviac niekoľko papierov. Pre formálnu korešpondenciu sa používajú najčastejšie obálky C6/5, C7/6 a DL, ktoré majú v pravom či ľavom dolnom rohu priehľadné plastové okienko pre adresu príjemcu.
To ale nie je samozrejme všetko. Existujú tiež obálky formátu B , ktoré sú vhodné pre vloženie:
- väčšieho objemu listov formátu A (objemnejšie spisy, ale napr. aj časopisy, brožúry),
- niekoľkých listov formátu B,
- niekoľkých obálok formátu C.
|
Formát obálky |
Rozmery |
Vhodný pre |
|
B3 |
420 × 540 mm |
B3 |
|
B4 |
250 × 353 mm |
B4 |
|
B5 |
176 × 250 mm |
B5 |
|
B6 |
125 × 176 mm |
B6 |
Materiál obálky
Materiál obálky vyberajte podľa povahy obsahu, ktorý zasielate. Najčastejšie využívané sú klasické papierové obálky - majú podobnú gramáž ako obyčajný kancelársky papier, teda okolo 100 g/m2 . Sú lacné a ľahko ich potlačíte. Ich nevýhodou je nízka odolnosť proti mechanickému namáhaniu a vode. Hodí sa pre obyčajné dokumenty, reklamné materiály či transakčné listy.
Proti vlhkosti a vode nie sú odolné ani kartónové obálky, majú ale iné výhody. Spravidla sú k dostaniu v dvoch variantoch:
- Obálky z klasickej lepenky - majú gramáž okolo 350 g/m2 a sú vhodné pre zasielanie kníh, časopisov a pevných predmetov; nie sú ale také pevné ako obálky z vlnitej lepenky.
- Obálky z vlnitej lepenky - hodí sa pre zasielanie "mäkkých" predmetov; tento typ obálok je mimoriadne odolný, skladá sa z niekoľkých vrstiev tzv. hrubého papiera s gramážou až 400 g/m2.
Bezpečnostné obálky sú vhodné pre dôležité dokumenty a úradné listy. Pred vlhkosťou, teplom a svetlom ich totiž chráni špeciálna fólia.
Špecialitou sú potom obálky s vnútornou bublinkovou fóliou, určené nielen pre prepravu krehkých objektov. Nechránia ich len proti poškodeniu, ale izolujú svoj obsah aj proti vlhkosti a tepelnému poškodeniu.
Tip: Ak posielate pravidelne väčšie množstvo korešpondencie, zvýšite svoju prestíž vlastnými obrandovanými obálkami s logom a farbami svojej spoločnosti.
Typ lepenia a vstupu
Druh lepenia vyberajte podľa toho, či obálky uzatvárate ručne alebo za vás túto prácu vykonáva stroj:
- Navlhčovací pásik sa používa najčastejšie pri strojovom obálkovaní; lepidlo sa aktivuje navlhčením, podobne ako pri listových známkach.
- Samolepiaca páska sa používa pri ručnom uzatváraní obálok; lepiaci povrch je krytý papierom, ktorý stačí odstrániť a obálku zalepiť. Alternatívou sú obálky s dvojicou samolepiacich klop, ktoré sa pri vzájomnom kontakte spoja.
Vstupom nazývame otvor, ktorým do obálky vkladáme obsah pošty. Dlhšia strana sa používa pri klasických listových obálkach a je vhodná pre menšie množstvo listov. Kratšia strana pre vstup sa používa pri posielaní časopisov, katalógov či väčšieho množstva papierov. Tento typ obálky sa označuje aj ako "taška".
Ako tlačiť obálky (MS Office 365)
Tlač adries na obálky nie je nič zložité, vždy sa ale najprv uistite, ža vaša tlačiareň túto funkciu podporuje.
Vo Worde 365 prebieha tlač obálok skrz menu - cez kartu "korešpondencia" a tlačidlo "obálky". V okne, ktoré sa vám po kliknutí otvorí, máte možnosť doplniť spiatočnú (teda svoju) adresu. Ak ju využijete, natlačí sa do ľavého horného rohu.
Tip: Vkladanie spiatočnej adresy je možné automatizovať. V menu kliknite na tlačidlo "súbor", potom na "možnosti" a "spresniť". Adresu vložte do poľa "poštová adresa".
Adresu príjemcu vložíte na rovnakej karte, do poľa "doručovacia adresa". Dajte pozor, nech správne nastavíte parametre obálky, na ktorú tlačíte. Kliknite na tlačidlo "možnosti" a nastavte:
- formát obálky, na ktorú budete tlačiť,
- veľkosť a typ písma pre tlač adries.
Potom na karte "možnosti tlače" nastavte, do akého zásobníka obálku vkladáte a akým smerom - vyhnete sa tak chybnej tlači. Potom už len kliknite na tlačidlo "tlač". Celý proces zhŕňa toto video:
Podobné články
4 minúty čítania
Formáty papiera: prehľad rozmerov a vhodných tlačiarní
O formáte A4 či „á päťke“ ste už určite počuli. Viete však, aký veľký a potrebný je papier A2 a na čo sa používa? Počuli ste už niekedy o papieroch typu C, RA či SRA? Ak nie, nezúfajte. V tomto článku sme pre vás totiž pripravili prehľad najpoužívanejších papierových formátov – a pridali sme aj tipy na tlačiarne, ktoré si s veľkoformátovou tlačou hravo poradia. Vďaka tomu tak už budete mať formáty papierov v malíčku.
Celý článok »
3 minúty čítania
Gramáž papiera: ako vybrať hrúbku papiera pre vizitky a ďalšie materiály
Ak zadávate tlač vizitiek či letákov, budú po vás v tlačiari oi. chcieť informácie o gramáži papiera, na ktorý budú tlačiť. V tomto článku vám prezradíme, čo presne gramáž je, v čom sa papiere rôznej hrúbky líšia a pre aké typy materiálov sú vhodné.
Celý článok »