Výber a tlač obálok - návod, ako postupovať

21. 6. 2021

21. júna 2021, 10:00 | Bez tlačenia obálok sa v kancelárii nezaobídeme. Zasielame v nich dôležitú dokumentáciu obchodným partnerom, korešpondenciu klientom a sú neoddeliteľnou súčasťou komunikácie s úradmi. Poďme sa pozrieť na to, ako obálky správne vybrať a tlačiť.

To najlepšie z našej ponuky

Poštové obálky reprezentujú vašu firmu - často prvým kontaktom s budúcimi zákazníkmi či partnerskými firmami. Aby urobili dobrý prvý dojem, je potrebné, aby ste pri obálkach zvolili vhodné parametre, najmä:

  • veľkosť obálky,
  • materiál,
  • vhodnú potlač a branding.

Jednotlivé parametre rozoberáme v nasledujúcich odsekoch.

Veľkosť obálky

Veľkosť obálky sa odvíja od formátu a počtu listov , ktoré posielate. Jednoducho povedané - je potrebné zvoliť takú obálku, aby sa do nej všetko vošlo a bolo s ňou možné bez problémov manipulovať. Formáty obálok štandardizuje norma ISO 269. Medzi najbežnejšie patria obálky typu C, ktoré majú takú veľkosť, aby obsiahli listy formátu A.

Formát obálky

Rozmery

Vhodný pre

C3

324 × 458 mm

A3
1× preložená A2
preložená A1

C4

229 × 324 mm

A4
1× preložená A3
2× preložená A2

C5

162 × 229 mm

A5
1× preložená A4
2× preložená A3

C6

114 × 162 mm

A6
1× preložená A5
2× preložená A4

C6/5

229 × 114 mm

 

A4 preložená dlhšou stranou na tretiny

 

C7/6

162 × 81 mm

 

A5 preložená dlhšou stranou na tretiny

 

DL

220 × 110 mm

 

A4 preložená dlhšou stranou na tretiny (strojové obálkovanie)

Pri výbere platí jednoduché pravidlo: do obálky formátu C sa bez preloženia zmestí formát papiera A takého čísla, aké obálka. Obálky typu C využívajte v prípade, že zasielate najviac niekoľko papierov. Pre formálnu korešpondenciu sa používajú najčastejšie obálky C6/5, C7/6 a DL, ktoré majú v pravom či ľavom dolnom rohu priehľadné plastové okienko pre adresu príjemcu.

To ale nie je samozrejme všetko. Existujú tiež obálky formátu B , ktoré vhodné pre vloženie:

  • väčšieho objemu listov formátu A (objemnejšie spisy, ale napr. aj časopisy, brožúry),
  • niekoľkých listov formátu B,
  • niekoľkých obálok formátu C.

Formát obálky

Rozmery

Vhodný pre

B3

420 × 540 mm

B3
preložená B2
preložená B1
väčší počet listov A3
niekoľko obálok C3

B4

250 × 353 mm

B4
preložená B3
preložená B2
väčší počet listov A4
niekoľko obálok C4

B5

176 × 250 mm

B5
preložená B4
preložená B3
väčší počet listov A5
niekoľko obálok C5

B6

125 × 176 mm

B6
1× přeložený B5
2× přeložený B4
väčší počet listov A6
niekoľko obálok C6

istock-1139328229.jpg

Materiál obálky

Materiál obálky vyberajte podľa povahy obsahu, ktorý zasielate. Najčastejšie využívané klasické papierové obálky - majú podobnú gramáž ako obyčajný kancelársky papier, teda okolo 100 g/m2 . lacné a ľahko ich potlačíte. Ich nevýhodou je nízka odolnosť proti mechanickému namáhaniu a vode. Hodí sa pre obyčajné dokumenty, reklamné materiály či transakčné listy.

Proti vlhkosti a vode nie odolné ani kartónové obálky, majú ale iné výhody. Spravidla k dostaniu v dvoch variantoch:

  • Obálky z klasickej lepenky - majú gramáž okolo 350 g/m2 a vhodné pre zasielanie kníh, časopisov a pevných predmetov; nie ale také pevné ako obálky z vlnitej lepenky.
  • Obálky z vlnitej lepenky - hodí sa pre zasielanie "mäkkých" predmetov; tento typ obálok je mimoriadne odolný, skladá sa z niekoľkých vrstiev tzv. hrubého papiera s gramážou 400 g/m2.

Bezpečnostné obálky sú vhodné pre dôležité dokumenty a úradné listy. Pred vlhkosťou, teplom a svetlom ich totiž chráni špeciálna fólia.

Špecialitou potom obálky s vnútornou bublinkovou fóliou, určené nielen pre prepravu krehkých objektov. Nechránia ich len proti poškodeniu, ale izolujú svoj obsah aj proti vlhkosti a tepelnému poškodeniu.

Tip: Ak posielate pravidelne väčšie množstvo korešpondencie, zvýšite svoju prestíž vlastnými obrandovanými obálkami s logom a farbami svojej spoločnosti.

Typ lepenia a vstupu

Druh lepenia vyberajte podľa toho, či obálky uzatvárate ručne alebo za vás túto prácu vykonáva stroj:

  • Navlhčovací pásik sa používa najčastejšie pri strojovom obálkovaní; lepidlo sa aktivuje navlhčením, podobne ako pri listových známkach.
  • Samolepiaca páska sa používa pri ručnom uzatváraní obálok; lepiaci povrch je krytý papierom, ktorý stačí odstrániť a obálku zalepiť. Alternatívou obálky s dvojicou samolepiacich klop, ktoré sa pri vzájomnom kontakte spoja.

Vstupom nazývame otvor, ktorým do obálky vkladáme obsah pošty. Dlhšia strana sa používa pri klasických listových obálkach a je vhodná pre menšie množstvo listov. Kratšia strana pre vstup sa používa pri posielaní časopisov, katalógov či väčšieho množstva papierov. Tento typ obálky sa označuje aj ako "taška".

Ako tlačiť obálky (MS Office 365)

Tlač adries na obálky nie je nič zložité, vždy sa ale najprv uistite, ža vaša tlačiareň túto funkciu podporuje.

Vo Worde 365 prebieha tlač obálok skrz menu - cez kartu "korešpondencia" a tlačidlo "obálky". V okne, ktoré sa vám po kliknutí otvorí, máte možnosť doplniť spiatočnú (teda svoju) adresu. Ak ju využijete, natlačí sa do ľavého horného rohu.

Tip: Vkladanie spiatočnej adresy je možné automatizovať. V menu kliknite na tlačidlo "súbor", potom na "možnosti" a "spresniť". Adresu vložte do poľa "poštová adresa".

Adresu príjemcu vložíte na rovnakej karte, do poľa "doručovacia adresa". Dajte pozor, nech správne nastavíte parametre obálky, na ktorú tlačíte. Kliknite na tlačidlo "možnosti" a nastavte:

  • formát obálky, na ktorú budete tlačiť,
  • veľkosť a typ písma pre tlač adries.

Potom na karte "možnosti tlače" nastavte, do akého zásobníka obálku vkladáte a akým smerom - vyhnete sa tak chybnej tlači. Potom len kliknite na tlačidlo "tlač". Celý proces zhŕňa toto video:

Buďte pri tom ako prvý
Najnovšie informácie o novinkách a akciách priamo na Váš e-mail.

Podobné články

Gramáž papiera: ako vybrať hrúbku papiera pre vizitky a ďalšie materiály

Ak zadávate tlač vizitiek či letákov, budú po vás v tlačiari oi. chcieť informácie o gramáži papiera, na ktorý budú tlačiť. V tomto článku...

10. 5. 2021  Celý článok »

Formáty papiera: prehľad rozmerov a vhodných tlačiarní

O formáte A4 či „á päťke“ ste už určite počuli. Viete však, aký veľký a potrebný je papier A2 a na čo sa používa? Počuli ste už niekedy o...

26. 10. 2022  Celý článok »

Doprava od 2,50 €

na výdajné miesta

Doručenie do 48 hodín

Sme naozaj rýchli

U nás máte čas

Tovar môžete vrátiť do 30 dní

Odmeníme Vás

Za každý nákup získate vernostné body